Секој ден, во светот се праќаат 183 милијарди e-mail пораки. Ние ќе ви кажеме како да бидете сигурни дека вашето писмо не е изгубено во општата маса. И така што примачот не само што не го испратил во кошницата, туку и позитивно му одговорил. Правилата за пишување на деловно писмо ќе бидат корисни за секого. Без исклучок. КАКО ПИСМОТО ТРЕБА ДА БИДЕ?
Неопходно е традиционално да се започне: "Драг Иван Сергеевич, здраво!" Имаше случај кога една голема компанија во својата кореспонденција ја смени класичната привлечност "Почитувани" на "Почитувани". И иако, се чини, емоционално привлечноста стана потопла, партнерите беа предупредени. Никогаш не користете фраза "Добро време на денот" како поздрав - прво, никој не зборува во животот, и второ, може да добие впечаток дека не ми е гајле кога писмото е пристигнато.
Може ли да користам во писмото на Smile?
Ако писмото е упатено на странец и е од деловна природа, смешковците може да создадат чувство на блискост во примачот. Во неформални писма адресирани до колегите, смешниците не се забранети. Меѓутоа, ако има информации во писмото дека еден ден на извршниот директор на вашата компанија можеби ќе треба, размислете за тоа дали сакате насмеаните загради да го привлечат вниманието?
КАКО ДА НЕ ДОЗВОЛУВАТЕ НЕГАТИВНИ ЕМОЦИИ ЗА ВЛИЈАНИЕТО НА ТЕКОТ НА БИЛО ПИСМО?
Кога сте незадоволни од нешто, но не сакате да го прекинете односот со виновникот за појавата на негативни емоции, но ќе направите конструктивен дијалог со него, не испратете го писмото веднаш. Ајде да го прочитаме текстот на колега кој не е вклучен во конфликтот, или да го испратиш подоцна кога можеш да напишеш неутрално писмо во тон.
КОИ СЛУЧУВАТЕ ГИ ПОСЕБУВАТЕ ПИСМО?
Писмото секогаш треба да има тема. Ова дава порака за статусот и често спасува од влегување во спам. Темата треба да биде кратка и опфатена да укаже на вас или на темата за вашата соработка со примачот. На пример, ако сте запознале клиент на конференција, форум или изложба, логично е да се претпостави дека ќе има многу писма во неговата кутија со темата "понуда" или "соработка". Затоа, потсетете го подобро вашето име или име на компанија. И ако долго време знаете, тогаш во предметот на писмото се наведува предметот на тимска работа или по повод преписката: "прашањето за ...", "коментар за ..."
Дали е важно да се оддалечи од службениот јазик до неважен?
Ако сте примиле писмо напишано со строг бизнис тон, тогаш треба да го одговорите на ист начин. Занемарувањето на ова правило за пишување на деловно писмо не треба да биде.
Искуството покажува дека преминот од формален јазик на неформален во деловна кореспонденција често доведува до неефикасна интеракција. Ќе ви биде тешко да разговарате за деловните прашања и да ги поттикнете партнерите да ги исполнат своите обврски ако вашата комуникација со нив станала пријателска. Официјалниот јазик помага да се задржи растојанието и ефикасно да се решат проблемите. Формалниот стил помага да биде точен пред сè во сопствените изјави, што доведува до подобри резултати.
ДАЛИ МЕСТО ЗА КОНСТАНЦИЈАТА НА АДРЕСАТА БРЗО ПОСТАПУВА ОДГОВОР?
Наместо пишување во предметот "итно" или "веднаш", подобро е да го наведете во текстот на писмото точниот временски период во кој би сакале да добиете одговор. На пример: "Ве молам да одговорите до таков датум" или "искрено ве замолам да ја информирате вашата одлука најдоцна до овој датум. Не се обидувајте да го забрзате процесот, велејќи му на примателот да го очекува одговорот: "Се надевам на ваша согласност" или "Молам да одговорите на афирмативен начин". Дајте на лицето можност да размислува за себе.
Во секој случај, ДАЛИ КОРИСТЕТЕ ГО ВАЖНО ВАЖНО?
Оваа алатка треба да се користи само кога случајот наведено во писмото е навистина итен и важен не само за вас, туку и за вашиот примач. Дали мислите дека сите случаи се вака? Обележете ги сите ваши интернет-писма со црвени знамиња и фантастични ознаки - погрешно. Сетете се на бајка за петел и волк: кога навистина ви треба писмо што треба да го прочитате веднаш, тоа ќе биде игнорирано.
КАКО ПРАВИЧНО ПИШЕТЕ ПИСМО ВО КОЈ НЕДОВОЛНО СОДРЖИ?
Ако сте принудени нешто да одбиете, не ја ставајте пораката со изјава за неуспех. Накратко опишете ги причините за вашата одлука и дајте јасно дека во одредени околности е можно да се вратите на разгледување на предметот. Ви благодариме за интересот што ви го покажавте, изрази жалење за таков исход на случајот и завршете го писмото со позитивна белешка, на пример, "Посакувам успех".
ШТО ВРЕМЕ да се направи ако пишувањето е премногу долго?
Структурирајте го текстот, прекршите го во поглавја, ставови, параграфи - инаку долгата порака е тешко да се согледа. Ако информацијата е дадена со едно континуирано парче, тогаш на втората линија лицето почнува да губи интерес за него. Идеалната формула за составување големи интернет-писма изгледа вака: една мисла е еден став. Исто така е важно да се избегнат сложени реченици и заматени фрази. Со цел брзо да одговори на вашето писмо, едно лице треба да може да го разбере од прв пат она што навистина го сака од него.
КАКО ДА СЕ ПОДОБРА ПОДНЕСУВААТ?
Одговарајќи на писмото, доволно е да се наведе на крајот вашето име и презиме. Ако започнете кореспонденција, тогаш додадете ја вашата позиција и контакт телефонски број. Користење на почетокот на писмото жалба "Почитувани ...", не завршувајте со фразата "Со почит". Напиши: "Со почит" или "Со почит". Добијте неколку типови на потписи во пораката и користете ги во зависност од ситуацијата.
ОД СЕЛАТА.
• Според истражувачката компанија Radicati Group, секој ден во светот се испраќаат 183 милијарди интернет-писма, односно повеќе од 2 милиони букви во секунда.
• Kaspersky Lab, познат производител на системи за спречување на спами, проценува дека 80% од сите пораки испратени во еден ден се спам.
• Според агенцијата Галуп Медиа, од 70 милиони регистрирани корисници на mail mail системот, речиси 8 милиони дневно го проверуваат своето поштенско сандаче.
• Најчесто спам е испратен од САД, Русија и Полска.
• Најчестите теми за неовластено рекламирање, кои се испраќаат по пошта, се лекови и познаници.